1、申办国际和海峡两岸学术会议须至少提前三个月提出申请，并填写《上海师范大学举办国际和海峡两岸学术会议申报表》，注明会议名称、内容、时间、地点、规模、经费筹措等情况，同时应提供被邀请者的有关情况（姓名、性别、国别、职务、职称、所在单位、学术专长等）。文科由社科处，理工科由科技处负责审核。
2、申办单位在得到社科处（文科）、科技处（理工科）审核批准后，即向国际交流处或港澳台事务办公室递交书面申请表， 经主管校领导签署意见后立项，并由国际交流处或港澳台事务办公室报上级主管部门审批。各申办单位必须得到批准后方能具体操作。为尽早办理与会者的入境签证，各申办单位应至少提前一个半月将邀请外籍与会人员的姓名、国籍、护照号码等报国际交流处；将邀请的港澳台与会人员的相关信息报港澳台事务办公室。
3、申办单位应认真做好会议的各项工作，会议结束后填写《上海师范大学学术研讨会总结表》，连同会议纪要报国际交流处和社科处（文科）、科技处（理工科）备案。
4、会议审核的解释权在社科处和科技处，会议报批的解释权在国际交流处或港澳台事务办公室。有关举办国际会议基金资助，请参阅人事处，社科处、科技处的有关规定。